De effectiviteit van een gesprek wordt bepaald door de kwaliteit van het contact.
Het is niet zozeer wat je zegt maar het gaat veel meer om de verbinding die je met de ander weet te maken. Dat is van wezenlijk belang. Om medewerkers goed te kunnen begrijpen, is tijd en aandacht nodig. Dat gaat niet vanzelf.
Een gesprek aangaan
Om erachter te komen wat er precies speelt bij iemand zul je een gesprek moeten aangaan. Vaak komen er persoonlijke omstandigheden ter sprake. Daarnaast kan het zinvol zijn om erachter te komen of er bepaalde gevoeligheden een rol spelen.
Voordat je het gesprek aangaat is het belangrijk dat je je voorbereid en je afvraagt:
- Wat zijn mijn oordelen over de situatie en de persoon?
- Waar wil ik het over hebben?
- Hoe zit je fysiek aan tafel?
- Wat wil je vermijden?
- Waar zie ik tegen op?
- Welke reacties verwacht ik?
- Hoe kan ik daarop anticiperen?
- Welke gevoelens ervaar ik en wat vind ik daar lastig aan?
- Wat vind ik lastig in het contact?
- Waar word ik mee geconfronteerd? (Bijvoorbeeld moeite hebben om bepaalde zaken te benoemen of moeite hebben om empathie te voelen)
- Hoe kun ik mijn eigen emotionele stress verminderen?
Je waarneming benoemen
Je waarneming kan een ingang zijn voor een gesprek. Veel mensen zijn zich niet bewust van hun gevoelens terwijl ze iets zeggen of ze hebben niet geleerd er woorden aan te geven. Wanneer je bepaalde gevoelens waarneemt of ervaart terwijl iemand iets zegt, kan het helpen als je dit benoemt. Bijvoorbeeld; ‘Dat moet wel heel moeilijk voor je geweest zijn’ of ‘Dat is zeker een teleurstelling voor je’. Hierdoor krijgt iemand inzicht in zijn(onbewuste) gevoelens.
Wanneer je als leidinggevende je waarneming deelt met een medewerker, kan dit enerzijds iemand geruststellen, want hij krijgt meer vat op zichzelf en anderzijds kunnen de inzichten informatie geven over wat iemand nodig heeft. Dit gesprek is een open en gelijkwaardig gesprek. Je geeft aan wat de aanleiding is van het gesprek, wat je hebt waargenomen en wat je zorg is. Vraag of de medewerker de signalen herkent en jouw zorgen deelt. Bespreek samen de mogelijke oorzaken en behoeftes. Geef aan het eind een samenvatting van het gesprek en stel voor om beide na te denken over mogelijke oplossingen. Je maakt een nieuwe afspraak voor een gesprek hier over.
Mogelijk voelt iemand zich hierdoor gezien en gehoord en kan dit bewustzijn tot een inzicht en een oplossing leiden.
Wat je kunt zeggen is:
Het valt me de laatste tijd op dat je……………..
Mag ik je vragen hoe dat komt?
Wat jammer dat je de laatste tijd niet meer…………….
Hoe komt dat?
Wat heb je nodig om (weer plezier in je werk te ervaren/ meer je mening in te brengen/meer je ervaring te delen etc.)
Wie kan je daarbij helpen?
Aandacht geven
Zowel in relaties, vriendschappen en werkrelaties is het belangrijk om elkaar te begrijpen. Dat gaat niet vanzelf. Daarvoor is het nodig dat je echt aandacht kunt geven. Je kunt pas echt aandacht geven als je alle vooringenomen oordelen en veronderstellingen los kunt laten en je eigen behoeftes en verwachtingen opzij kunt zetten. Aandacht geven is niet een ander woord voor luisteren. Luisteren is een onderdeel van aandacht geven. Luisteren is horen wat iemand zegt. Dat kan alleen heel feitelijk zijn. Als je echte aandacht geeft dan luister je vanuit een open, nieuwsgierige houding naar de achterliggende gevoelens. Een nieuwsgierige, begripvolle aandacht is een weldaad voor de ziel. Als mensen voelen dat er echte aandacht is dan voelen ze zich veilig om het over hun emoties en gevoelens te hebben.
Aandacht geven, betekent met aandacht aanwezig zijn en naast het horen wat iemand zegt, ervaar je ook wat iemand uitstraalt. Je geeft ook aandacht door ruimte te geven en stiltes te laten vallen. Het is gemakkelijk om aandacht te geven aan iemand die je mag, dan ga je automatisch vragen stellen. Het wordt moeilijker als je moeite met iemand hebt of moeite hebt om bepaalde onderwerpen te bespreken.
Als je te druk bent met je eigen zaken, je geen tijd en rust hebt, wanneer je te veel bezig bent met het resultaat of wanneer je sterk beïnvloed wordt door je eigen normen en waarden, kun je geen echte aandacht geven en zal het gesprek afstandelijk en oppervlakkig blijven.
Vaak wordt in een gesprek het stellen van vragen overgeslagen en wil je een probleem direct oplossen. Veel voorkomende valkuilen zijn: adviesgeven, relativeren, eigen ervaring vertellen, vergelijken of moraliseren. Vragen stellen lijkt zo simpel, maar ga eens na hoe vaak mensen belangstellende vragen aan je stellen om te begrijpen wie jij bent en wat jij graag wilt? Vragen die je kunt stellen zijn:
Hoe gaat het nu echt met je?
Hoe gaat het thuis?
Heb je het nog naar je zin op het werk?
Zijn er dingen die je mist?
Er is een balans nodig tussen aandacht bij jezelf, aandacht bij de ander en aandacht bij het onderwerp.
Als je luistert vanuit jouw oordelen, wensen en verwachtingen, dan ben je alleen met jezelf bezig. Als je alleen maar meelevend bent dan ben je te veel bij de ander en ervaar je ook niet meer wat het verhaal met jou doet en wat jouw gedachten hier over zijn. Als je alleen maar feitelijk over het onderwerp praat dan hou je geen rekening met de gevoelens van de ander en van jezelf. Dan praat je over resultaten en doelen.
Mensen die ‘van nature’ relatiegericht zijn, kunnen goed met hun aandacht bij de ander zijn. Ze stralen een toegankelijkheid uit waardoor mensen gemakkelijk hun verhaal kwijt kunnen. Op zich is dit een mooie kwaliteit. Het wordt pas ongezond als je je eigen behoefte en standpunt opgeeft of de verantwoordelijkheid overneemt van anderen. De uitdaging ligt in de balans. Als je te veel ingesteld bent op anderen dan vergeet je ook wie jij bent, wat je denkt, voelt, vind en wilt.
Wat je niet moet doen bij een persoonlijk gesprek:
- Met een oplossing of advies komen (ik weet het beter)
- Het probleem relativeren (het valt toch wel mee)
- Het probleem gaan vergelijken (Bij Jan was het veel erger)
- Het probleem bagatelliseren (ongepaste grapjes maken)
- De eigen ervaring vertellen (ik weet waar je het over hebt)
- Te gaan moraliseren (je moet .….)
- Het gedrag te veroordelen (dat was geen goed idee van je)
- Gesloten vraag stellen; Gaat het goed? (Ik wil het niet weten)
- Wachten tot een medewerker er zelf mee komt. (Ik zie het wel maar wil het niet weten)
- Er omheen draaien (ik zie het wel maar weet niet wat ik ermee moet)
Uitdaging in het omgaan met emoties
- Contact maken
- Veilige ontspannen sfeer creëren
- Emoties de ruimte kunnen geven
- Emoties bevestigen
- Stiltes kunnen verdragen
- Doorvragen op beleving
- Machteloosheid kunnen verdragen
- Begrip tonen
- Meeleven
- Je verplaatsen in de positie van de ander
- Weerstand accepteren
- Oplossing of resultaat loslaten
- Eigen grenzen bewaken
- Intuïtie inzetten
- Je inleven zonder jezelf uit te leveren
- Emoties kunnen benoemen
De effectiviteit van je manier van leidinggeven wordt bepaald door de kwaliteit van het contact. Het is niet zozeer wat je zegt maar het gaat veel meer om de verbinding die je met de ander weet te maken. Dat is van wezenlijk belang.
Wil je hiermee aan de slag?
Individueel:
Of door middel van een opleiding:
Wil je een idee hebben van jouw soft skills en jouw ontwikkelpunten?
Doe de emotionele intelligentie test voor leidinggevenden.
